組織でよく発生するコミュニケーションの種類と注意点｜言語・非言語・書面での違いとは？
- ハンクス香里 ハンクス
- 9月22日
- 読了時間: 3分
組織で働いていると、日々の業務の中でさまざまなコミュニケーションの種類が発生します。うまく伝えられなかったり、意図が誤解されたりすると、業務の停滞や人間関係の摩擦につながることも。
今回は、代表的なコミュニケーションの種類を「言語コミュニケーション」「非言語コミュニケーション」「書面コミュニケーション」に分けて整理し、それぞれの特徴や注意点を、同年代同士の場合と上下関係の場合に分けて解説します。
1. 言語コミュニケーション（会話・口頭でのやり取り）
特徴
もっとも日常的で即時性が高い
表情や声のトーンと組み合わせることで理解が深まる
一方で、言い方ひとつで相手の受け取り方が大きく変わる
同年代同士の場合
同年代同士では、フランクさが出やすく気軽に話せる反面、言葉の選び方が軽く感じられるリスクがあります。例えば、「ちょっとやっといて」と頼んだつもりでも、「丸投げされた」と相手が感じることも。
➡ ポイントは 依頼の背景や意図を一言添えること。「このデータ、午後の会議に必要だからまとめておいてもらえる？」と理由を加えると伝わりやすくなります。
上下関係の場合
上司への報告や相談では、「結論→理由→補足」の順序を意識すると理解されやすいです。また部下に指示を出すときは、相手が質問しやすい雰囲気をつくることが大切です。「こんなこともわからないのかと思われたくない」という心理が働き、部下は黙りがちになるため、「不明点があれば遠慮なく聞いてね」と言葉でフォローすると安心感につながります。
2. 非言語コミュニケーション（表情・態度・身振り手振り）
特徴
言葉以外の要素で感情や意図を伝える
無意識に出るため、相手に強い印象を与える
「言葉と非言語のギャップ」が誤解の原因になりやすい
同年代同士の場合
同年代同士では、表情や態度のちょっとした変化に敏感に反応します。例えば、「大丈夫」と言葉で言いながらも、顔が疲れていたり声が沈んでいると「本当は大丈夫じゃない」と受け取られます。
➡ アイコンタクトや頷きを意識的に使うことで、相手の安心感を高められます。
上下関係の場合
上司が険しい表情で会議を聞いていると、部下は「怒っているのかな？」と萎縮してしまうことも。実際には真剣に聞いているだけでも、非言語は強く影響します。
➡ 表情を和らげる・相槌を打つことで、部下が発言しやすい空気をつくれます。
3. 書面コミュニケーション（メール・チャット・報告書）
特徴
記録に残り、正確性が求められる
相手の都合に合わせられる反面、ニュアンスが伝わりにくい
丁寧さと簡潔さのバランスが重要
同年代同士の場合
チャットツールでのやり取りでは、省略やスタンプだけで済ませることも多く、誤解を招きやすいです。例えば「了解です！」だけだと、相手によっては素っ気なく感じられることも。
➡ 「助かります！ありがとう！」 と一言加えるだけで関係性が円滑になります。
上下関係の場合
上司へのメールでは、件名と冒頭で**「要点がひと目でわかる構成」**が好まれます。逆に部下に連絡を送る際は、過剰に堅苦しくせず、具体的な行動を明示すると伝わりやすいです。
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